TÜBİTAK TEYDEB Proje Başvuru ve Değerlendirme Süreci

TÜBİTAK TEYDEB proje başvuru ve değerlendirme süreci başvurulan programa göre farklılık gösterebilmektedir. Bu nedenle en çok başvuru yapılan TÜBİTAK 1501 ve TÜBİTAK 1507 programları için başvuru ve değerlendirme süreci ele alınmıştır.

Eğer vaktiniz azsa yazının sonunda bulunan TÜBİTAK TEYDEB Proje Başvuru ve Değerlendirme Süreci infografiğini inceleyebilirsiniz.

Proje başvuru süreci

Söz konusu TÜBİTAK TEYDEB projeleri çağrılı dönem uygulamasına geçmiştir. Yılda 2 kez çıkan (Ocak-Mart ve Temmuz-Ağustos) çağrı dönemlerinde başvurular alınmaktadır. TÜBİTAK TEYDEB projelerine başvuru yapabilmek için kuruluşun ön kayıt yapması gerekmektedir. Ön kayıt işlemi kuruluş temsilcisi ya da mali bilgileri (şirket ölçeği) değişmediği sürece geçerlidir. Ön kayıt nasıl yapılır öğrenmek istiyorsanız aşağıdaki linkten detaylı bilgi alabilirsiniz.

TÜBİTAK TEYDEB Destek Programlarına Ön Kayıt

Ön kaydı olan işletmeler proje ile ilgili bilgileri PRODİS sisteminde girmelidir. A1 nolu “Proje Ön Bilgileri” bölümünü doldurduğunda ön kayıt yetkilisi tarafından ön kayıt gönderilmelidir. Çağrı ilanında belirtilen ön kayıt son tarihinden önce bu işlem yapılmalıdır. Yoksa proje başvurusu yapılması mümkün değildir. Burada bazı dönemlerde ön kayıt tarihinin uzatılabildiğini de belirtmek isteriz.

Ön kayıt işleminin tamamlanmasını takiben proje ile ilgili tüm bilgiler sisteme girilmeli ve son başvuru tarihinden önce kuruluş yetkilisi tarafından TÜBİTAK’a iletilmelidir. Bu işlem e-imza ile online olarak gerçekleştirilmektedir. Dolayısıyla belgelerin kargo veya posta ile gönderilmesine gerek yoktur.

Proje değerlendirme süreci

TÜBİTAK TEYDEB projeleri 3 aşamalı değerlendirme sürecine tabi tutulmaktadır. Proje başvuru ile ilgili önemli bir eksiklik tespit edilirse başvuru her aşamada reddedilebilir.

TÜBİTAK TEYDEB programlarına yapılan proje başvuruları sırasında başvuru yapan kuruluş tarafından projenin değerlendirilmesi istenen Teknoloji Grubu seçilmektedir. Eğer proje seçilen teknoloji grubuna uygun değilse TEYDEB tarafından değişiklik yapılabilmektedir. Proje ile ilgili ilk işlem projenin değerlendirileceği teknoloji grubundan bir uzmanın TEYDEB Proje Sorumlusu olarak atanmasıdır.

Ön değerlendirme

Ön değerlendirme işlemini TEYDEB Proje Sorumlusu gerçekleştirilmektedir. Bu aşamada TEYDEB Proje Sorumlusu tarafından başvuru formu ve ekleri incelenmekte ve eksiklik tespit edilmesi halinde kuruluştan revizyon istenerek bu eksikliğin giderilmesi talep edilmektedir.

Bu aşamada TEYDEB proje sorumlusu tarafından aşağıdaki noktaların tespiti halinde hakem değerlendirilmesi yapılmadan proje reddedilir.

• Ar-ge süreçlerinin kuruluş tarafından halihazırda tamamlanmış olması
• Projedeki arge içeriğinin başvuru yapan kuruluş tarafından değil, hizmet ya da danışmalık alınan kişi ya da kuruluşlar tarafından gerçekleştirilecek olması
• Proje çıktısının yasal, teknik ya da teknolojik olarak üretiminin mümkün olmaması
• Proje kapsamında üretim altyapısının oluşturulacak olması
• Proje ekibinde proje konusunda uzman bir personel bulunmamasıı
• Proje ekibinde konu ile alakasız uzmanlığa sahip kişilerin bulunması ve bu durumun gerekçelendirilmemesi
• Daha önce reddedilen bir projenin önemli değişiklikler gerçekleştirilmeden tekrar sunulması
• Proje önerisinde değerlendirme için yeterli bilgi sunulmaması

Proje önerisinde bu hususlarda herhangi bir tespit yapılmaması halinde 2. aşama değerlendirmesi için hakem atması gerçekleştirilmektedir.

Hakem değerlendirmesi

Proje ön değerlendirmesi tamamlandığında PRODİS sisteminde durum geçmişi hakem değerlendirmesi ibaresine geçmektedir. Bu aşamada proje bütçesi ve program gerekliliğine göre 2 veya daha çok hakem ataması gerçekleştirilmektedir. Her bir hakem ataması gerçekleştirildiğinde proje yürütücüsüne hakemin adı soyadı ve iletişim bilgileri gönderilmektedir. Aşağıda bu mailin ilgili kısmı verilmiştir.

Hakem görevlendirme maili “Önemli Not: Hakem, proje öneri bilgilerinize 24 saat sonra erişebilecektir.” ibaresi bulunmaktadır. Bu durum çıkar çatışması ya da rakip firma danışmanlığı gibi hususlar için hakeme itiraz edebilme imkanı tanımaktadır. Dolayısıyla eğer hakemle ilgili bir durum varsa TEYDEB proje sorumlusu ile iletişime geçebilirsiniz.

TEYDEB tarafından hakemlere proje değerlendirme için 20-25 gün süre verilmektedir. Dolayısıyla 24 saatlik süre geçtikten sonra hakem ile iletişime geçerek değerlendirme şekli ve tarihini netleştirmeniz gerekmektedir. Pandemi koşulları nedeniyle hakem değerlendirmesi ziyaretli olarak yüz yüze ya da online olarak gerçekleştirilebilmektedir. Burada son karar hakeme aittir. Her hakemin ayrı bir zamanda değerlendirme yapması gerekmektedir.

Belirlenen tarihte yüz yüzü kuruluşta ya da online toplantıda değerlendirme toplantısı yapılmaktadır. Bu toplantılar genel olarak kuruluşun ve işletmenin tanıtımını içeren bir sunum ile başlamaktadır. Daha sonra hakemin proje ile ilgili soruları cevaplanmaktadır. TEYDEB projeleri üç ana boyuta göre değerlendirilmektedir:

• Endüstriyel Ar-Ge İçeriği, Teknoloji Düzeyi, Yenilikçi Yönü,
• Proje Planının ve Kuruluş Altyapısının Proje İçin Uygunluğu,
• Proje Çıktılarının Ekonomik Yarara ve Ulusal Kazanıma Dönüşebilirliği

Burada dikkat edilmesi gereken önemli bir husus bazı projelerde TEYDEB proje sorumlusu tarafından sorgulanması istenen bazı önemli hususların tüm hakemler tarafından tekrar tekrar sorulmasıdır. Dolayısıyla ilk hakemin sorduğu sorulara daha sonraki hakemler için özellikle hazırlanmak önem arz etmektedir.

Ziyaret sonrası hakem PRODİS sistemi üzerinden değerlendirme raporunu (Değerlendirme raporu içeriğini incelemeniz hakemin dikkat edeceği hususları anlamanız için önemlidir. Bu linke tıklayarak ulaşabilirsiniz) doldurmaktadır. Raporun doldurulmasından sonra kuruluş tarafından hakemin değerlendirilmesine yönelik mini bir anket doldurulması istenmektedir. PRODİS sistemi üzerinden bu anket doldurulabilir.

Tüm hakemlerin değerlendirme raporunu sisteme yüklemesinden sonra proje geçmişi komite öncesi hazırlık olarak güncellenmektedir. Bu aşamada TEYDEB proje sorumlusu hakem raporlarını derleyerek komite toplantısına hazırlamaktadır.

Komite toplantısı

Ortalama olarak ayda bir toplanan komitede proje hakkında karar verilmektedir. Komite toplantısında proje ile ilgili 3 farklı karar verilebilir. İlk olarak proje reddedilebilir. Bu durumda proje ile gerekçeli karar kuruluşa gönderilmektedir. Bu projeler ilgili hususlar giderildikten sonra sonraki dönemlerde başvuru yapabilir.

Komiteye giren raporların birbiri ile çelişmesi ya da verilen puanların kritik seviyede kalması halinde komite projeyi değerlendiren hakemlerden ek görüş alabilir ya da yeni bir hakem ataması yapabilir. Bu durumda karar süreci 1-2 ay uzayabilmektedir.

Son olarak komite toplantısında proje kabul edilebilir. Bu durumda projeye izleyici (akademisyen ya da arge merkezi çalışanı) atanır. Destek karar yazısı ve proje sözleşmesi kuruluşa gönderilir. Destek karar yazısında toplam bütçe ve destek miktarı gibi bilgiler bulunmaktadır. Sözleşme 2 nüsha halinde kuruluş tarafından imzalanarak TÜBİTAK’a geri gönderilir. TÜBİTAK da sözleşmeyi imzaladığında destek süreci başlar.

TÜBİTAK TEYDEB Proje Başvuru ve Değerlendirme Süreci İnfografiği

TÜBİTAK TEYDEB Proje Başvuru ve Değerlendirme Sürecine Dair Örneklerimiz

1501-Sanayi Ar-Ge Destek Programı ve TÜBİTAK 1507 – KOBİ Ar-Ge Başlangıç Destek Programı 2021-2 çağrılarına şirketimiz tarafından iki proje sunulmuştur. Bu projelerin değerlendirme süreci bu yazının yazım tarihi itibariyle devam etmekte olup, durum geçmişleri aşağıda sunulmuştur.

TÜBİTAK 1507 projemizin bütçesi yaklaşık 600 bin TL’dir. Bu projeye iki hakem atanmış ve daha sonra komitede görüşüldükten sonra başka bir hakem ataması daha gerçekleştirilmiştir.

TÜBİTAK 1501 projemizin bütçesi ise 3 milyon TL üzerindedir. Bu projeye 4 hakem atanmış ve komite öncesi hazırlık süreci muhtemelen hakem raporlarının daha fazla olmasında ötürü daha uzun sürmüştür.

Sonuç

Bu yazımızda TÜBİTAK TEYDEB proje başvuru ve değerlendirme süreci ele alınmıştır. Projenin başarıya ulaşması için bu sürece iyi hazırlanmak ve süreçte gerekli aksiyonları almak önemlidir. Siz de TEYDEB projelerinde başarılı olmak istiyorsanız bizimle iletişime geçebilirsiniz.