TÜBİTAK TEYDEB tarafından desteklenen projelerde hibe alımı için iki yol bulunmaktadır.

• Transfer ödemesi (Ön ödeme olarak da adlandırabiliriz)
• Harcama sonrası geri ödeme

Bu yazımızda bu hibe ödeme süreci ve TÜBİTAK TEYDEB ne zaman ödeme yapar sorusunu ele alacağız.

Transfer ödemesi

Bu ödeme opsiyonunda; değerlendirme sonucunda belirlenen toplam bütçesinin belirli bir bölümü, teminat mektubu (Şubat 2021 yılında yapılan değişiklik ile 150 bin TL’ye kadar senet karşılığı transfer ödemesi alınabilmesine imkan verilmiştir) karşılığında şirket hesabına yatırılmaktadır. Bu uygulamada işletmenin projeye özel olarak bir banka hesabı açması ve projeye ilişkin tüm harcamaları bu hesaptan gerçekleştirmesi gerekir. Bu şekilde bazı şirketlerin proje harcamalarında yaşadıkları finansman sorununun azaltılması hedeflenmektedir.

TÜBİTAK TEYDEB transfer ödemesi süreci teorik olarak getirdiği avantajlar nedeniyle birçok işletme tarafından sıklıkla kullanılan bir yöntemdir. Projesi kabul edilmiş ve sözleşme imzalamış işletmeler değerlendirme sonucunda TÜBİTAK tarafından desteklemeye esas maliyet tutarının en fazla %25’ini transfer ödemesi olarak alabilmektedir.

Ancak burada özellikle belirtmek isteriz ki transfer ödemesi kullanımı teminat mektubu alma zorunluluğu ile başvuru ve harcamaların belirli usul ve esaslara uygun olarak gerçekleştirilmesi gerekliliği bazı işletmelerin finansman süreçlerinde sorunlara neden olabilmektedir.

Transfer ödemesi başvurusu ne zaman yapılabilir

Proje sözleşmesi TÜBİTAK tarafından imzalanan projeye ilişkin ilk transfer ödemesi talebi projenin herhangi bir döneminde yapılabilmektedir. Başvuru proje yürütücüsü kuruluş tarafından gerçekleştirilmelidir. Başvuru evrakları incelendikten sonra, herhangi bir sorun yoksa ödeme TÜBİTAK tarafından ilgili hesaba gerçekleştirilmektedir.

Harcama sonrası geri ödeme

TÜBİTAK TEYDEB projelerinde 6 aylık dönemler halinde izleme yapılmaktadır. Bu amaçla mart (Temmuz – Aralık dönemi) ve eylül (Ocak – Haziran dönemi) aylarında sunulan teknik ve mali raporlar incelenmekte ve uygun harcamalar değerlendirilerek ödeme yapılacak miktar hesaplanmaktadır. Hesaplanan miktar eğer transfer ödemesi alınmadıysa doğrudan, alındıysa bu tutar düşüldükten sonra proje yürütücüsü kuruluş hesabına ödenmektedir. Rapor gönderimi ile hibe ödemesi arasında yaklaşık 3 ay süre geçebilmektedir.

TÜBİTAK TEYDEB’den ilk hibe ödemesi en erken ne zaman alınır

TÜBİTAK TEYDEB programına sunulan bir projenin başlangıç tarihi başvuru yapan kuruluş tarafından belirlenmektedir. Mevzuat gereği ilk başlangıç tarihi proje başvurusunu yapıldığı ayın ilk günü olabilir. Örneğin 31 Temmuz tarihinde başvurulan bir proje için başlangıç tarihi 1 Temmuz olarak belirlenebilir.

Dolayısıyla genellikle 3-6 ay süren değerlendirme sürecinde yapılan harcamalar için projenin kabul edilmesi halinde hibe ödemesi alınabilir. Örneğimize devam edersek projenin 1 Aralık tarihinde kabul edildiğini ve sözleşmesinin imzalandığını düşünelim. Bu durumda Temmuz-Aralık döneminde yapılan faaliyetler ve harcamalar için sunulması gereken raporlar en geç 31 Marta kadar TÜBİTAK’a gönderilmelidir. Bu nedenle Ocak ayının ilk haftası bu raporların gönderilmesi halinde Mart-Nisan aylarında ilk ödemenin alınması mümkün olabilmektedir.

Hibe ödemesi sürecini hızlandırmak için aşağıdaki önerilerimizi dikkate alabilirsiniz;

• TÜBİTAK desteği olmadan da ar-ge faaliyetlerini yürütecekseniz, başvuru ayı itibariyle projeyi başlatabilirsiniz.
• Teknik ve mali raporları mümkün olduğunca erken hazırlayın. Genel olarak bir çok şirket raporları son günlerde gönderdiği için bu dönemde değerlendirme süreçleri daha uzun zaman gerektirmektedir.
• Öngörülmeyen harcamalar (proje önerisinde bulunmayan ama proje faaliyetleri devam ederken gerekli görülen harcamalar) süreci uzatacaktır. Bu harcamaların destek kapsamına alınabilmesi için izleyici görüşü alınmaktadır.
• Vergi veya sigorta borcunuz varsa ödeme yapılmaz. Bu nedenle bu borçlarınızı ödediğinizden emin olun.

Sonuç

TÜBİTAK projeleri yürütülürken finansman sorunu yaşamamak için hibe ödemesi süreçlerine hakim olmak oldukça önemlidir. Bu nedenle transfer ödemesi ve harcama sonrası geri ödeme süreçlerinde bazı hususlara dikkat ederek, süreci doğru ve etkin şekilde yönetebilirsiniz.